DiBeA - Digitale Bezügeakte Assistent

Der Chatbot ist ein fachlicher Assistenz-Chatbot für die Nutzerinnen und Nutzer der Digitalen Bezügeakte im Bundesverwaltungsamt. Er ist ein internes KI-System, das vollständig datenschutzkonform und ohne Datenaustritt nach außen (On-Premise) betrieben wird. Entwickelt von der IMTB Consulting GmbH.

• Der Chatbot beantwortet Fragen ausschließlich auf Basis der bereitgestellten Dokumente. Wenn eine Information nicht enthalten ist, weist er ausdrücklich darauf hin.
• Quellenangaben (Dokument und Abschnitt) werden zu jeder Antwort mitgeliefert.
• Bei fachlichen Fragen zu Bezügen wird vorrangig das Handbuch Digitale Bezügeakte herangezogen. Bei Systemfragen zusätzlich das Handbuch für Anwendende und die Gesamtsystemspezifikation.
• Der Chatbot unterscheidet zwischen Besoldung (Beamte) und Entgelt (Tarifbeschäftigte). Bei unklarem Bezug fragt er nach.
• Er trifft keine verbindlichen rechtlichen Bewertungen und gibt keine besoldungs-, tarif-, steuer- oder sozialversicherungsrechtlichen Zusagen.
• Personenbezogene und sensible Daten werden vertraulich behandelt und nur soweit für die Antwort erforderlich wiedergegeben.

Diese Anwendung ist ein KI-gestützter Chatbot (Retrieval-Augmented Generation, RAG), der im Auftrag des Bundesverwaltungsamts (BVA) durch die IMTB Consulting GmbH bereitgestellt wird. Der Chatbot dient ausschließlich der internen Nutzung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BVA und ermöglicht die Abfrage von Informationen aus der digitalen Bezügeakte (E-Akte Bund). Die Anwendung wird vollständig On-Premise betrieben; es findet kein Datenaustritt an externe Dienste statt.

Die Anwendung verarbeitet Eingaben der Nutzenden ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• Beantwortung fachlicher Fragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BVA zur digitalen Bezügeakte
• Generierung von Antworten mithilfe eines lokal betriebenen KI-Sprachmodells (Large Language Model, LLM)
• Abruf relevanter Dokumentenabschnitte aus einer internen Vektordatenbank (Retrieval-Augmented Generation)

Es erfolgt keine Verarbeitung zu werblichen, analytischen oder sonstigen über den Betriebszweck hinausgehenden Zwecken.

• Chateingaben (Freitext): Werden für die Dauer der aktiven Sitzung im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert.
• Technische Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitstempel und HTTP-Metadaten werden im Webserver-Betrieb (nginx) kurzzeitig protokolliert.
• Feedback-Bewertungen: Werden vollständig anonym und ohne Personenbezug erfasst.

Es werden weder Klarnamen, Dienstnummern noch sonstige direkt identifizierbare Daten erhoben oder gespeichert.

• Technische Verbindungsdaten: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (berechtigtes Interesse an IT-Betrieb und Angriffsabwehr)
• Chateingaben im Sitzungskontext: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (berechtigtes Interesse an der Erbringung des Dienstleistungszwecks)
• Anonyme Feedback-Daten: Keine Rechtsgrundlage erforderlich, da kein Personenbezug vorliegt.

• Webserver & Anwendungsserver: Strato AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. www.strato.de/datenschutz/
• KI-Inferenz & Sprachmodell: Alle KI-Berechnungen erfolgen ausschließlich auf einem Server (llm.imtb.de) der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen – Standort: Deutschland (EU). www.hetzner.com/legal/privacy-policy
• Keine Weitergabe an externe KI-Anbieter: Es findet keinerlei Übertragung von Nutzerdaten oder Chateingaben an externe KI-Anbieter (z. B. OpenAI, Anthropic, Google) statt.
• Verschlüsselte Kommunikation: Die Verbindung zwischen Anwendungsserver und KI-Server ist durch einen verschlüsselten Tunnel (stunnel/PSK) gesichert.

• Chateingaben: Nicht dauerhaft gespeichert – nur im flüchtigen Arbeitsspeicher während der aktiven Sitzung.
• Webserver-Logs (nginx): Werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.
• Anonyme Feedback-Daten: Ohne Personenbezug; keine zwingende Löschfrist.

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Die unter Abschnitt 7 genannten Dienstleister (Strato AG, Hetzner Online GmbH) sind als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DS-GVO vertraglich gebunden und verarbeiten Daten ausschließlich nach Weisung der verantwortlichen Stelle. Eine darüber hinausgehende Weitergabe findet nicht statt.

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@imtb.de

Da diese Anwendung im Auftrag einer Bundesbehörde (BVA) betrieben wird, ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Diese Datenschutzerklärung kann bei wesentlichen Änderungen an der technischen Infrastruktur oder den rechtlichen Rahmenbedingungen aktualisiert werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der Anwendung abrufbar.

Stand: April 2026

• Datenschutz: michael.fischer@imtb.de
• Allgemein: info@imtb.de
• Technischer Betrieb: jonatas.amaral@imtb.de